IT-Projekte und deren Herausforderungen

Die Standish-Group beschäftigen sich seit 1994 mit Erfolgs- und Misserfolgskriterien bei IT-Projekten. Bisher wurden 40.000 Einzelprojekte wissenschaftlich untersucht. 2019 schreibt die Standish Group, dass 83,9 % der IT-Projekte teilweise oder vollständig scheitern.

Nur wenige IT-Projekte sind erfolgreich

16,2% der Projekte werden als erfolgreich eingestuft, da sie frist- und budgetgerecht und mit allen versprochenen Funktionen abgeschlossen wurden. Die Mehrheit der Projekte, d.h. 52,7 %, lagen über den Kosten, über dem Zeitplan und/oder es fehlten die versprochenen Funktionen. Somit bleiben 31,1% als gescheitert zu klassifizieren, was bedeutet, dass sie abgebrochen oder annulliert wurden.
Auch eine Studie (2011) von der Universität Oxford und McKinsey werteten über zwei Jahre 1500 IT-Projekte, mit einem durchschnittlichen Volumen von 170 Mill. US-Dollar, aus. Sie konnten feststellen, dass jedes sechste Projekt das Budget um durchschnittlich 200% sprengte sowie der Zeitrahmen um 70% überschritten wurde.

Haupterfolgskriterien bei einem IT-Projekt

Lt. der Standish Group gibt es folgende Haupterfolgskriterien für ein IT-Projekt:
– Benutzerbeteiligung
– Unterstützung der Geschäftsführung
– eine klare Darlegung der Anforderungen
– ordnungsgemäße Planung
– realistische Erwartungen.

Scheitern IT-Projekte, so kann es oft auf eine insuffiziente Usability sowie auf eine mangelhafte Ableitung von Anforderungen im Sinne des Requirements Engineering zurückgeführt werden.
Unter Requirements Engineering (RE) ist das ermitteln, spezifizieren und prüfen der Anforderungen, welche an ein System gestellt werden, zu verstehen.

In unserem Unternehmen gibt es bereits viel Erfahrung aber auch bei uns kommt es immer wieder vor, dass vereinzelte Projekte nicht zeitgerecht abgeschlossen werden können. Meist liegt es an den Anforderungen, welche nicht klar genug definiert waren oder der Kunde sich etwas Anderes erwartet bzw. vorgestellt hat. Es kommt aber auch oft genug vor, dass während des Projektes die Anforderungen geändert und um einiges erweitert werden.

Was ist zu beachten?

Die große Herausforderung bei einem IT-Projekt ist, vorab genau rauszufinden was man eigentlich will und diese Idee dann auch an alle weiteren Zuständigkeiten ohne Raum für Missverständnisse zu kommunizieren.
Gerade bei IT-Projekten sind viele Schnittstellen zu beachten. Von der Idee bis zur Programmierung ist es ein langer Weg. Auftraggeber, aktuelle und künftige User und deren unterschiedlichen Meinungen, anhängende Prozesse, technische Möglichkeiten und Consulter sowie deren Verständnis für den Use Case, sind nur einige Hürden.
Daher ist es wichtig eine Analyse des Ist-Status zu machen und darauf aufbauend eine Analyse des Soll-Status. Auf dieser können dann die Anforderungen aufgebaut werden. Anforderungen und Prozesse sollten vorab zumindest grob definiert sein, die Detaillierung kann dann auch zusammen mit den Auftragnehmern erfolgen. Jedoch gilt, je durchdachter die Anforderungen bereits vom Kunden sind, umso klarer wird die Auftragsstellung.

Bei den Analysen sind vor allem auf folgende Punkte zu achten:

• Konkrete Projektziele definieren.
• Mit allen Beteiligten einen realistischen Zeitrahmen definieren.
• Welche Personen/Berufsgruppen sind betroffen?
• Welche Prozesse sind direkt und möglicherweise indirekt betroffen?
• Wie ist es jetzt (positive und negative Aspekte)?
• Wie soll es sein? Was soll beibehalten werden, was wird benötigt, wie darf es nicht sein?
• Wer zahlt und wieviel Budget steht zur Verfügung? Stakeholder müssen mit einbezogen werden.
• Können organisationsbezogene Prozesse optimiert und effizienter gestaltet werden?
• Welche Personen binde ich aus den betroffenen Berufsgruppen mit ein?
• Begeisterte und Kritiker sollten in die Bearbeitung integriert werden.
• Gibt es technische Schnittstellen welche zu berücksichtigen sind (z.B.: Laborgerät)?
• Gibt es Risiken?

Planung und Analyse …

Je genauer diese Punkte beachtet werden, umso detaillierter werden die Anforderungen. Und je detaillierter die Anforderung und der dazugehörige Prozess definiert sind, umso weniger Raum bleibt für Missinterpretation. Man kann sich auch gut mit einer durchgängigen Ablaufbeschreibung oder Skizzen behelfen. Dies ist intern wie auch für die umsetzende Firma wichtig.

Ebenso ist der zeitliche Rahmen zu berücksichtigen. Nach Erhebung der Anforderungen sollten diese mit dem Softwarehersteller besprochen werden. Anhand der Anforderungen und Beschreibungen kann eine Machbarkeitsanalyse sowie eine Zeitschätzung erstellt werden. Dann kommt es darauf an, ob Anforderungen per Konfiguration in einem bestehenden System umgesetzt werden können oder es einer Systemerweiterung anhand Programmierung bedarf. Somit haben wir dann auch gleich die Abhängigkeit mit dem Releasezyklus und den noch zur Verfügung stehenden Zeitressourcen.

Planung und Analyse ist in diesem Fall alles. Werden wichtige Punkte zuvor nicht beachtet oder übersehen, so sind nachträgliche Erweiterungen oder Korrekturen die Folge. Diese führen zu Verzögerungen und erhöhten Kosten. Im schlimmsten Fall scheitert das Projekt. Es wird gestoppt oder in der Praxis nicht gut angenommen, da es nicht ganz rund läuft.

Habt ihr bzw. euer Unternehmen auch schon IT-Projekte umgesetzt?
Welche Erfahrungen habt ihr gemacht?
Könnt ihr auch über Herausforderungen bei der Projektumsetzung berichten?

Zum Nachlesen:

Standish Group: https://www.opendoorerp.com/the-standish-group-report-83-9-of-it-projects-partially-or-completely-fail/
Fatales Projektversagen: https://www.cio.de/a/fatales-projekt-versagen,2287797
IT-Projekte: Weshalb sie oft scheitern: https://www.johner-institut.de/blog/medizinische-informatik/it-projekte/#scheitern